オープンなワークスペース

シェアオフィス最大の強みは、違う会社の従業員同士が気軽にコミュニケーションを取れることです。いつも同じメンバーとしか話さない環境よりも、新たなアイデアの創出につながる機会も増えるでしょう。

そのため、広々としたオープンスペースがあると従業員同士がコミュニケーションを取りやすいでしょう。
大きなテーブルを囲んで作業できるスペースや、打ち合せに使いやすいファミレス席、個人作業にも使えるカウンタースペースなど、用途によって棲み分けされているオープンスペースが理想的です。

会議室

オープンスペースのみのシェアオフィスだと、他の会社の従業員に会話を聞かれてしまう可能性があり、情報漏洩の観点から、重要なミーティングやクライアントとの打ち合わせを行うことはおすすめできません。

そのため会議室であったり、WEB会議や電話ができるスペースがあると、セキュリティ面で安心です。

オフィス家具・OA機器

デスクや椅子など、基本的なオフィス設備だけでなく、OA機器が揃っているかどうかも確認しておきたいポイントです。
また、備品や書類を扱う場合、施錠できるロッカーがあると便利です。

「自社のオフィスと同様の業務を行うことができるか」ということを基準に、シェアオフィスの家具やOA機器をチェックすると、業務に支障が出ません。

カフェやフリードリンク

カフェスペースやフリードリンクが楽しめると、勤務時間と休憩時間のメリハリがつきやすいほか、息抜きによって業務の生産性が向上する効果が期待できます。

次のように、従業員の福利厚生につながる設備があるオフィスもあるので、従業員の快適な労働環境を確保するためにも、検討材料の一つにしてみてください。

個室空間

完全な個室の空間があるレンタルオフィスは、セキュリティ対策ができるのでおすすめです。
レンタルオフィスは個室になっているケースがほとんどですが、ドアは付いているものの半個室になっているオフィスも存在します。

とくにミーティングやWEB会議が多い場合や、機密情報を取り扱う可能性がある場合は、遮音性なども確認しておきましょう。

全室個別の空調設備

オフィスの空調設備は基本的に次の2つのケースに分かれます。

管理会社が全面的に空調を管理している場合、快適な室温でないことがあるほか、自由に温度の調節ができないため、各自冷房対策や暖房対策をしなければいけません。
オフィスの温度は業務効率に大きく影響するため、個室ごとに空調管理できるシェアオフィスを選ぶのがおすすめです。

セキュリティ関連のシステム

レンタルオフィスはコワーキングスペースやシェアオフィスと併設されていたり、オープンスペースの一角がレンタルオフィスになっているケースもあります。
そういった場合、社外の人が立ち入る可能性がゼロではないため、施錠可能か、オートロック機能はあるかなど、セキュリティ面をきちんとチェックしましょう。

また、オフィスのエントランスや個室の入り口に防犯カメラがあると、不要な人物の立ち入りを監視、抑制できます。

高速のインターネット回線

テレワーク中の連絡手段や会議ツールとして欠かせないWEB会議ですが、インターネット回線の速度が遅いと、声や映像が途切れて、会議やミーティングがスムーズに進まない可能性があります。

声が途切れ途切れになってしまうと情報が正しく伝わらず、トラブルに発展したり、業務のミスにつながったりする可能性もゼロではありません。
そのため、WEB会議を見越した上で高速のインターネット回線であることを確認するのがおすすめです。

また、セキュリティの観点からSSIDと暗号化キーが個別に設けられており、通信が暗号化できることを確認しておきましょう。

Webミーティング用スペース

レンタルオフィスのように占有できる個室空間がない場合、WEBミーティングや通話ができるスペースがあると便利です。
オープンスペースでも仕切りがある個別ブースがあればWEBミーティングに参加できますが、情報漏洩のリスクを防ぐなら、個室ブースが設けられていることが望ましいでしょう。

予約可能な会議室を設けているオフィスも多いですが、予約が埋まっていると利用できないため、会議室とは別にWEBミーティングができるスペースがあると安心です。

本社と同等のセキュリティ設備

サテライトオフィスは、郊外や地方に住む従業員に働く環境を提供することだけが目的ではありません。
たとえば本社が所在する地域で災害が起こった場合、サテライトオフィスに本社機能を付与する可能性もあるでしょう。

災害が起こっても通常業務を行うことを見越して、サテライトオフィスも本社と同等のセキュリティ設備が備わっているかどうかを確認する必要があります。

しかし、セキュリティ対策は設備のみに依存すると危険です。
基本的なセキュリティ設備が整っていることに加え、テレワークに特化したマニュアルの作成や管理体制を整えて、万全なセキュリティ対策を行いましょう。

オフィスにあると便利な設備はオフィスの形態によって異なります。
それぞれに必要な設備を確認し、本社と同様の業務を行うことができるか、従業員にとって快適な労働環境を確保できるかといった基準を加味しながら、最適なオフィスを検討しましょう。

また、オフィスの形態に関わらず、インターネット環境とセキュリティ面は重視して検討するのがおすすめです。
トラブルを回避し、業務の生産性が向上するオフィス選びを心がけてください。