シェアオフィスとは、複数の会社が1つのオフィスを共有するオフィスのあり方のことで、コストを抑えて従業員が働く場所を確保できると注目が集まっています。
もともとは個々にオフィスを借りていた個人のビジネス経営者が、一つの空間をシェアすることで経費を抑えていたのが始まりなのだそう。
「カーシェア」や「シェアハウス」など、世界的に空間や物を共有するのが一般的になり、シェアオフィスも広く普及したと言われています。

個人でも会社でも利用できる共用執務スペース

シェアオフィスは、複数の企業やビジネスオーナーが一つの執務スペースをシェアして利用する形態のオフィスです。
コワーキングスペースのように広々とした執務スペースは、フリーアドレス制を採用しているのが一般的で、グループや個々に分かれて業務に取り組みます。

オープンスペースと個室スペースがある

シェアオフィスのメインの執務スペースは、オープンスペースタイプだけではありません。
シェアオフィスは違う企業の従業員が個々に集中して業務に取り組めるように設計されているため、パーテーションや壁で仕切られた個人ブースや、個室タイプのものもあります。

シェアオフィスとレンタルオフィスの違い

レンタルオフィスは企業または個人が占有できる個室を契約するため、シェアオフィスやコワーキングスペースのようなオープンスペースがないケースがほとんどです。
休憩スペースやカフェスペースなど、占有の個室以外は共用スペースとなり、会議室も予約制の場合がほとんどなので、そういった点ではシェアオフィスもレンタルオフィスも共通しています。

シェアオフィスとは違い、レンタルオフィスは個室を契約するため、業務スペースを必ず確保できる点がメリットです。
また、個室で業務を行うため、セキュリティ面でも優れていると言えるでしょう。

ただし個室を設けているシェアオフィスもあるため、レンタルオフィスとシェアオフィスの線引きは難しくなっています。

シェアオフィスとコワーキングスペースの違い

シェアオフィスとコワーキングスペースは、利用者に大きな違いがあります。
コワーキングスペースは月単位で契約することも可能ですが、1日単位、または時間単位で利用できるドロップイン形式で利用できるケースも多いです。

身分確認が行われることがないため、会社員や個人事業主だけでなく、誰でも利用できるのがコワーキングスペースの特徴。
しかし、シェアオフィスは契約した企業の従業員、またはビジネスオーナーしか利用できないため、身元がはっきりしています。

広々としたオープンスペースがメインという点は共通していますが、コワーキングスペースよりもシェアオフィスの方がセキュリティ面で優れていると言えるでしょう。
また、シェアオフィスは、コワーキングスペースよりも個々のスペースが多いのも特徴です。

オフィスにかかる費用を抑える

シェアオフィスはデスクや椅子、OA機器やインターネット接続など、すぐにテレワークに取り組める基本的な設備が整っています。
そのため、初期費用をほとんどかけずに、契約開始と同時に業務をスタートすることができるのです。

また、執務スペース以外にも休憩スペースやカフェスペース、会議室などの共用スペースを利用できるのもメリットの一つ。
一般的なオフィス物件の場合、設ける設備やスペースが増えるたびにコストがかさみますが、シェアオフィスは共用するという条件だけでコストを大幅に抑えられます。

また、一等地でもオフィス物件を契約する場合と比べると料金が安く、物件費用も抑えられるのも魅力です。

従業員一人ひとりにおける柔軟な働き方の実現

感染症対策や働き方改革の影響から、住む場所や雇用形態を問わず、ライフワークバランスを重視した働き方を選択する人が増えました。
企業が従業員のためにシェアオフィスを契約することで、出勤時間に課題を抱えていた従業員の負担を軽減し、地方への移住を検討していた従業員の希望を実現につながります。

また、シェアオフィスを複数契約すれば、家族や業務スペースの都合から在宅ワークが難しかった従業員もテレワークが可能になるでしょう。

優秀な人材の確保

通勤距離や家庭の事情で「働きたくても働けない」「求人への応募を断念せざるをえない」という潜在的な人材は一定数存在します。
シェアオフィスの数を増やしたり、郊外や地方のシェアオフィスを契約したりすることで、これまで確保できなかった優秀な人材を確保できる可能性が高まるでしょう。

とくに地方は働き口が少なく、家族の都合で移住したものの働くことができない人材が数多く眠っていると言われています。
また、介護や育児で短い時間しか勤務できない人材も雇用できるようになるでしょう。

新たなアイデアや事業の創出

シェアオフィスは複数の企業やビジネスオーナーがオフィスを共同で契約するため、共同事業につながりやすいでしょう。
また、ほかの会社の従業員とコミュニケーションを取る場が増えることで、新たなアイデアの創出や、モチベーションの向上につながります。

在宅でテレワークを行う場合、集中力の低下やコミュニケーション不足によるストレスが大きな課題となっています。
その点シェアオフィスは周囲の目があるため仕事に集中しやすく、生産性の向上も期待できるでしょう。

経営だけでなく従業員視点から立地を選ぶ

シェアオフィスを選ぶときは、経営側の視点と従業員側の視点の両方の見方で検討するようにしましょう。
コストや立地から検討するのはもちろん、従業員が利用しやすいオフィスであることが重要です。

たとえば「利用者が多く、業務に集中できない」「営業先や取引先に伺うまで時間がかかる」など、従業員が利用しにくいオフィスを選ぶと、結果的に費用対効果が見込めなくなってしまいます。
従業員にヒアリングして、選考段階で従業員の意見を活かすと最適なシェアオフィスを選択できるでしょう。

他企業の利用状況などを踏まえて執務環境を調査する

すでに利用している企業が何社あるか、どのような企業が利用しているのかを確認しておくことが大切です。
シェアオフィスは執務スペースをはじめ、会議室、休憩スペースを含む、すべてのスペースが共用となるため、規模が大きいオフィスの方が従業員にとって働きやすい環境と言えます。

また、本社と同様の業務が行える設備や機能が備わっていることも重要なポイントです。

一定の水準のセキュリティレベルにあるかチェックする

オープンスペースで業務を行う場合、電話やWEB会議から情報が漏洩したり、書類の置き忘れなどによって情報が漏れたりする可能性があります。
シェアオフィスの形態や規模には幅があるため、一定の水準のセキュリティレベルを確保できるかを確認してください。

WEB会議や電話が安心してできる、パーテーションで区切られたスペースや個室が設けられていると、セキュリティ面でのトラブルに発展するのを防げるでしょう。

費用対効果も検討してコストが妥当か見極める

シェアオフィスは、利用者1人あたり月々3〜10万程度の利用料が相場です。
また初期費用として敷金や礼金がかかることがほとんどなので、初期費用も予算に入れた上で妥当なコストか検討しましょう。
また、会議室の利用料がオプション設定されているケースもあるため、どこまでのサービスを基本料金で利用できて、どこからがオプションになるのかをチェックしてください。

従業員の生産性が向上し、自社の利益になるのであれば、コストが大きくてもマイナスとは言えません。
契約してから一定の期間を設定して効果検証を行い、費用対効果を見極めて継続するかどうかを検討してみましょう。