サテライトオフィスとは？

サテライトオフィスは柔軟な働き方を実現する

サテライトオフィスの主な種類と特徴

サテライトオフィスは大きく3種類に分けられます。
それぞれの特徴やメリットなどを把握しておきましょう。

都市型サテライトオフィス

郊外型サテライトオフィス

郊外型サテライトオフィスは、一般的に都市部の企業が郊外に開設するサテライトオフィスです。
都市部に本社を構える企業の従業員は、郊外のベッドタウンに居住しているケースがあり、通勤に1〜2時間かけている人もいます。
しかし、郊外型サテライトオフィスを設置することにより、郊外に居住する従業員の通勤時間と通勤にかかるコストを削減できます。
通勤時間の削減は従業員のプライベート時間を確保することにつながるため、満足度の向上が見込めるでしょう。

地方型サテライトオフィス

地方型サテライトオフィスは、都市部に本社を持つ企業が地方に開設するサテライトオフィスです。
地方にオフィスを開設すれば、地方自治体との連携や地方企業との関わりによって、新規事業の創出が見込めます。
また、「自然に囲まれた地方で生活したい」「地元に戻って働きたい」という希望を持つ従業員が地方に移住することは、従業員の生活環境の向上に大きく寄与するでしょう。
過疎化を課題にしている地方自治体の多くは、移住者を増やすための支援策を投じており、地方型サテライトオフィス開設の補助金制度を設けているケースも多いです。

サテライトオフィスの設置が企業にもたらすメリット

サテライトオフィスは、従業員の柔軟な働き方を実現するだけででなく、企業側にも大きなメリットがあります。
感染症対策や働き方改革など、時代の波を読みながら導入を検討してみてください。

交通費や移動時間にかかるコスト削減

優秀な人材の獲得や離職率低下の促進

サテライトオフィス開設によって、従業員が柔軟な働き方や住む場所を選択できれば、優秀な人材の獲得や離職の抑止につながるでしょう。
家庭の事情により、通勤時間を理由に離職を考える従業員もいます。
特に「子どもが熱を出して早退する」「介護が必要な家族から助けを求められた」などの緊急を要する事態が起こったとき、すぐに帰宅することができないことを理由に、離職を考える従業員も少なくありません。
しかし、自宅の近くにサテライトオフィスがあれば、通勤を理由に離職する従業員を減らせるため、優秀な人材の損失を抑止できます。
また、通勤時間のリスクを減らせれば、求人に対する応募も増える可能性があります。
このように、サテライトオフィスの開設は優秀な人材の損失を抑止し、新たに優秀な人材を確保するきっかけにもなり得ます。

BCP対策に活用できる

BCP対策とは、自然災害や火災、テロなどの緊急事態が起こったときでも事業を進めたり、早期復旧を目指したりするための計画や対策のことです。
東日本大震災という未曾有の災害による停電や交通麻痺、新型コロナウイルス感染症による緊急事態宣言など、さまざまな災害を経てBCP対策のためにサテライトオフィスを検討する企業が増えました。
衛星という意味を持つ「サテライト」の言葉どおり、本社から離れた場所にいくつかサテライトオフィスを設ければ、本社や一部のサテライトオフィスが災害による影響を受けても、事業を継続しやすくなります。
また、サテライトオフィスの開設はデータの保管リスク軽減に役立ちます。
データの保管先を本社だけでなく、サテライトオフィスに分散することで、データの紛失を防げるというメリットもあるのです。

サテライトオフィス設置の懸念や課題

コミュニケーションの低下

サテライトオフィスを開設して従業員が分散することで、コミュニケーション頻度が低下するデメリットが考えられます。
同じオフィスにいれば気軽に質問したり、報連相を徹底したりできますが、物理的に離れていると意識してコミュニケーションを取らなければ、円滑な関係が築けません。
オフィスが離れることによって、連絡漏れや伝達ミスの発生も考えられるでしょう。
コミュニケーション低下を抑止するためには、次のような対策を取っておくのがおすすめです。

コミュニケーションの機会や必要に応じたツールの整備によって、解消していきたい課題です。

従業員に対して必要となる明確な評価基準

サテライトオフィスの開設によって 既存オフィスと物理的に距離が離れるため、社員のオフィスでの様子を正確に把握できず、結果的に上司が部下の評価を適切にできないという問題が発生する可能性があります。
遠隔でも正しい人事評価が行えるよう、明確な評価基準を決めておくことが大切です。
従業員の仕事量や業務内訳を可視化できる基準を作り、定期的にWEB面談を行うなど、従業員の仕事への姿勢と成果の両面から評価できるようにしておきましょう。

オフィス選定にかかる時間や維持コスト

サテライトオフィスは設置する場所を決めなくてはならないほか、オフィスにある設備と業務内容との折り合いをつける必要があるなど、選定に時間や手間がかかります。また、特に都市部にサテライトオフィスを設置する場合には、費用が高額になりやすいのも課題として挙げられるでしょう。
さらに、高額なコストをかけてサテライトオフィスを設置したにもかかわらず、有効活用されていない課題を持つ企業も増え始めています。中には、せっかく設置をしたにもかかわらず、次年度には閉鎖してしまうなどの事例もあるため注意しなくてはなりません。

セキュリティ対策の強化

サテライトオフィスを開設すれば、機密情報を取り扱う場所が増えます。
PCの盗難や紛失、情報漏洩を防ぐためにも、セキュリティ対策の強化が求められます。
テレワークを導入する企業が増え、従業員のPCやタブレットに直接データを保管しないよう、クラウドツールでデータを管理する企業も増えています。
クラウド上でデータを保管すれば、オフィス間、従業員間のデータ共有が楽になるというメリットもあります。
業務効率化のためにも、セキュリティ対策が万全なクラウドツール導入もおすすめです。
また、テレワーク中の電話や、WEB会議の会話内容から情報が漏洩するケースもあります。WEB会議や使用するネットワークなどのルールを決め、情報漏洩を防ぐ対策も必要です。

サテライトオフィスの設置で企業の課題解消を

サテライトオフィスは人だけでなくシステムが一極集中するのを回避できるため、感染症対策やBCP対策の両方の観点から見てメリットがあります。
また、交通費などのコストを抑えて、優秀な人材の離職抑止や採用につなげることができるため、費用対効果が期待できる取り組みと言えるでしょう。
今後、ますますテレワーク化が加速していくと考えられます。
セキュリティや評価制度などの環境整備をきちんと行い、サテライトオフィス開設を検討してみてください。