長引く新型コロナウイルス感染症の影響により、急速に導入が進んだテレワーク。
度重なる緊急事態宣言によって、分散出勤や在宅ワークの導入を余儀なくされた企業もありました。

しかし、十分な対策やマニュアルを用意せずにテレワークを導入したため、テレワークによる生産性の低下やコストの増加などの課題に直面したというケースも増えています。
そのため、政府による行動制限がなくなってからというもの、テレワークの実施率が低下しつつあるのが現状です。

企業側がテレワークによる課題を抱える一方、従業員側は通勤時間のない生活リズムに慣れてしまい、企業側がテレワークを解消するのとともに転職を検討する人も多いようです。
今後は企業側がテレワークの課題をどれだけ解消し、従業員のワークライフバランスを保てるかどうかが重要なポイントとなってくるでしょう。

タスクの進行状況が把握しにくい

テレワークは自宅やワークスペースなど、離れた場所で業務を行うため、業務状況が見えにくいという課題があります。
そのため、仕事を振り分ける量を調節するのが難しく、1人のチームメンバーに仕事が偏ってしまったり、業務をほとんど抱えていないメンバーが出てきたりなど、個々の業務量に差が出てしまう可能性があるでしょう。

それぞれのタスクやスケジュールも直接確認できないので、個々できちんとタスク管理ができていないと、プロジェクトや業務の進行に遅れが発生するケースもあります。

ペーパーレス化や稟議フローをクリアする必要がある

テレワークを導入するにあたって、不要な業務や手続きを変更する必要があります。
捺印が必要な書類が多い場合、書類の契約形式を見直さないと、テレワーク化に踏み切るのは難しいでしょう。

また、稟議フローが長いと、テレワークに踏み切ったときに余計な手間と時間がかかってしまう可能性があります。
テレワーク化が難しい業種の場合、まずはバックオフィスの一部からテレワークを導入するなど、少しずつ進めていくと失敗を防げるでしょう。

コミュニケーション不足によって正当な評価ができない

テレワークを行う上での連絡ツールは、チャットや電話、WEB会議がメインになります。
業務についての連絡事項がないとコミュニケーションが発生しないので、上司が部下の業務姿勢を確認することができず、正当な評価を下し難い点も大きな課題です。

極端な例では、勤務中に業務外のことをしていても、きちんとタスクやスケジュールをこなしていれば、高く評価される可能性があります。
反対に真面目に勤務していても業務にミスや遅れがあると、低い評価をつけられることもあるでしょう。

このように、テレワークでは結果主義にならざるを得ず、人間性を評価するのが難しいという課題があります。

ただこれは会社によって判断が分かれるところで、結果重視の会社にとっては大きな問題にはならないといえます。

業務環境の構築やセキュリティ対策

従業員が在宅でテレワークを行う場合、インターネット環境や執務スペースなど、通常業務ができる環境を整える必要があります。
しかし、家族の生活との兼ね合いや、スペースの問題でどうしてもテレワークを導入できない従業員もいるでしょう。

そういった場合、シェアオフィスやコワーキングスペースなどの契約を検討する必要が出てくる可能性もあります。
場合によっては、かえってコストが増えることも念頭に置いておかなければいけません。

また、自宅をはじめとして社外のワークスペースにデータや書類があることで、情報漏洩のリスクが高まります。
セキュリティ対策にかかるコストも予算に入れておく必要があるでしょう。

オンとオフの切り替えの難しさ

在宅勤務を行う場合、自宅ではオンとオフの切り替えが難しく、退勤をしたあとでも会社の携帯を気にしてしまうなど、常に気を張った状態が続いてしまうことがあります。そのためしっかりとした休息がとれず、疲労が蓄積することも。

また、同居する家族がいると集中して業務を行うスペースが確保できず、家族同士のトラブルに発展するケースも少なくありません。

環境を整備するためのコストの発生

テレワークはインターネット環境があればどこでもできるというイメージが強いですが、実際は自宅で集中できる執務スペースを儲けるとなると、最低でも次のような設備が必要になります。

業務の内容によってはプリンターやシュレッダーも必要になるため、自宅でテレワークを行うためには意外とコストがかかるのです。
企業によっては環境整備にかかる費用を全額負担したり、テレワーク手当を導入したりするケースもありますが、自費負担が発生する可能性もゼロではありません。

従業員同士のコミュニケーション不足

テレワークにおけるコミュニケーションは業務連絡がメインなので、雑談や相談など、業務以外のコミュニケーションが希薄になってしまう可能性があります。
悩みや不安を抱えているメンバーがいても、表情や声色などの情報がないため、異変に気づかず、離職に至るケースも少なくありません。

とくに自宅での勤務で会話する相手がいないと孤独を感じやすく、メンタル管理をしないと精神的に疲弊して離職を選択する可能性もあります。

運動不足による健康への支障

在宅ワークは通勤時間を短縮できるというメリットがある反面、運動不足が顕著になり、健康に支障をきたすケースも増えています。
家から一歩も出なかった場合、歩数が少ないのはもちろん、日光を浴びる機会も減り、肉体的にも精神的にも支障が出る可能性があります。

テレワークで通勤時間が減っても、健康を維持するために運動する時間を確保したり、ジムに通うコストがかかったりなど、かえって健康維持に時間とコストを割かなくてはいけないこともあるでしょう。

クラウド上でのデータ管理や稟議の実施

データの管理や稟議はなるべくクラウド上で行うと、情報共有や確認の手間が減らせるのはもちろん、セキュリティ対策も同時に行うことができます。
クラウド上にデータを保存すれば、部署や勤務地に関係なく、データのURLをシェアするだけで情報共有が実現します。

また個々のデバイスにデータを保存する必要がないので、データが紛失するリスクや情報漏洩のリスクを減らせるでしょう。
また、電子署名システムを活用すれば、稟議をスムーズに進めることができ、通知などによって稟議フローも把握可能です。

ペーパーレスで書類を紛失するリスクもないので、セキュリティ対策にも役立つでしょう。

ICTツールの導入

インターネット上でコミュニケーションを取るためのICTツールを導入すれば、テレワーク中のコミュニケーションを円滑に行うことができます。
ICTツールのなかでもとくに活用すべきツールは次の2種類です。

コミュニケーションツール

テレワークを行うために欠かせないのが、ビジネスチャットツールやWEB会議ツールなどのコミュニケーションツールです。
チャットツールは、複数のメンバーとグループを作成して連絡が取れたり、プロジェクトごとにスレッドを作成できるため、離れた場所で業務を行う際に役立ちます。

たWEB会議ツールはクライアントを交えた会議はもちろん、定期的にチームでミーティングを行うことで、コミュニケーションの活性化につながるでしょう。

業務効率化ツール

テレワークを行っているメンバーの業務を可視化するのに役立つのが、カレンダー共有ツールやタスク管理ツールなどの業務効率化ツールです。
プロジェクトの進行状況はもちろん、それぞれのスケジュールや抱えているタスクの状況が一目でわかるため、業務をスムーズに行うことができるでしょう。

テレワーク環境に即した評価項目の見直し

テレワークになると今まで行っていた業務フローではうまく業務がまわらない可能性があります。
そのため、業務フローや業務のやり方をテレワークに合わせて再検討し、マニュアルを作成するのがおすすめです。

また、テレワークを行う従業員の評価を適切に行うため、評価項目を明確にしましょう。
面と向かってコミュニケーションを取れなくても、業務の進捗状況の報告頻度や内容から人柄を評価することはできます。

評価に偏りが出ないよう、また上司が部下を正確に評価できるよう、細かく評価項目を設定しておきましょう。

テレワーク手当の支給

業務のためのスペース確保、設備導入など、企業側が検討すべきは見える部分のコストだけではありません。
テレワークによって従業員がストレスを抱えたり、運動不足から健康被害を被ったりするケースもあることを念頭に置いておきましょう。

従業員が不満を抱えないためにも、テレワークに取り組む従業員にはテレワーク手当を支給するなどの対策を取るのがおすすめです。

セキュリティ対策関連のツールを導入

テレワークを行う従業員が増える分、データが社外に持ち出されることを意味します。
報漏洩を防止するためにも、セキュリティ対策関連のツール導入を検討しましょう。

従業員がテレワークで使用するデバイスにセキュリティ対策ソフトをインストールするのはもちろん、アクセス管理や通信の暗号化、データ使用後に自動的に削除されるセキュアブラウザの導入など、自社の業務に合った方法を検討してみてください。

コミュニケーションイベントやヒアリング機会の強化

従業員間のコミュニケーションが低下すると、信頼感が生まれず、業務の連携や成果に影響が出る可能性があります。
そのため、テレワークを行うときは、企業側が積極的にコミュニケーションの場を設けるのが得策です。

ワークショップも兼ねてオンラインのコミュニケーションイベントを行えば、コミュニケーションの活性化だけでなく、生産性の向上にもつながります。
また、従業員の離職を防ぐためにも、定期的にヒアリングを行って不安や不満を解消していきましょう。