デジタル技術を導入して働き方を変えるスマートオフィス

多様性のある働き方を実現しながら成果を伸ばす

導入時の初期コストやセキュリティ面が抱える課題

快適に働きやすい職場環境を構築できるスマートオフィスですが、コストやセキュリティ面に注意する必要があります。
スマートオフィス導入時の課題をしっかり把握しておきましょう。

オフィスのシステム化に伴う初期費用が発生

不正アクセスや情報漏洩のリスクがある

システムがインターネットで相互に連携しているスマートオフィスは、セキュリティ面の不安があります。
サイバー攻撃や不正にアクセスされてしまうと、情報漏洩してしまい、大きな損失につながる可能性があるでしょう。

しっかりと社内でセキュリティ対策について協議し、業務効率や生産性を向上させるスマートオフィスのメリットを享受できる体制を整えましょう。

従業員に対する周知やスムーズな移行が難しい

新しい職場環境を構築するスマートオフィスに対して、すべての従業員がすぐになじめるわけではありません。
従来のやり方のほうが、スムーズに業務を進められる従業員も一定数いる場合も少なくありません。

そのため、スマートオフィスを導入する際は、一度にシステムを刷新するのではなく、段階的に導入することが重要です。

まずは、身近なアナログ機器からデジタル化することがおすすめの導入方法です。
以下のようなアナログ機器であれば、すぐにスマート化することが可能です。

ビデオ通話システムの導入やペーパーレス化によって、従来のオフィスよりも固定費を抑えられます。
スマートオフィスは、はじめやすいところから導入しましょう。

また、トラブル発生時に業務が滞らないように、必ずマニュアルを準備しておくことも大切です。

スマートオフィスの導入事例

チャットツール導入によるメンバー間の連携強化

テレワークや固定デスクのないフリーアドレスになると、誰がどこにいるのか分からなくなり、社員間で気軽に業務の会話ができなくなってしまう場合があります。

電話やメールでは、簡単な質問をするだけでも工数がかかってしまい、業務効率化の観点からいうとスマートオフィスがマイナスになってしまうなんてことも。そこで多くの会社では、「Microsoft Teams」や「Slack」などを代表とする、チャットツールを導入しております。

チャットツールでは、案件ごとや部署ごと、更には外部の会社ごとにチャンネルを立ててやり取りすることができます。チャンネルに招待されたメンバー以外はスレッドを見ることができませんので、セキュリティの面でも問題なし。会社からの重要な連絡や勤怠の連絡まで、チャットツールがあれば誰とでも手軽に連携を取ることができるでしょう。

株式会社クレディセゾンでも、Slackを導入したことで、部署や役職を超えた円滑なコミュニケーションを実現したようです。

総務省行政管理局のオフィス改革

企業だけでなく、総務省行政管理局でもオフィス改革の取り組みを行っています。

チーム型テーブルの導入や什器のレイアウトをアレンジしたことで、「作業開始前に、管理職も含めて対処方針を相談するようになった」「作業の手戻りが減った」など好意的な意見が出ているようです。

また、会議で資料のプリントをやめ、モニターに映す形式に変えたところ、会議資料の作成時間の短縮・保存場所が必要なくなったため会議卓を増設できたなど、多くの成果を数字から見て取ることができます。

海外ではスマートオフィス化が進んでいる

ドイツでは、コグニティブコンピューティングシステムによってビル内の環境を学習し続けているオフィスが存在します。

どこのスペースに誰が座っているのかまで把握し、その人に合わせて空調や照明が調整されるため、快適な状態を常に維持することが可能です。

最新のシステムを導入するためにはコストがかかりますが、労働生産性を上げられるため、長期的に考えればペイできる可能性があります。

また、オランダのあるオフィスでは、固定デスクはなく、アプリが従業員の空調や照明の好みを管理し、自動で室内環境を整えてくれます。
さらに、社内のエスプレッソマシンは従業員の好みを理解しているため、いつでも美味しいコーヒーを飲むことが可能です。

ほかにも、ビル内駐車場の空きスペースへの誘導やアプリによるスケジュール管理など、徹底してオフィスがスマート化されています。
アプリを活用することも、スマートオフィスには欠かせないといえるでしょう。

最先端のオフィス環境の構築は労働生産性を高める

スマートオフィスは、快適な職場環境を構築し、業務の生産性を高めるメリットがあります。
デジタル技術によって、従来の働き方では実現できなかったワークスタイルを可能にしていくでしょう。

一方で、コストやセキュリティ面には注意が必要です。
初期費用やセキュリティ対策を確認し、社内の予算に合わせて導入するようにしましょう。
併せて、従業員が情報リテラシーを高められるように社内教育することも大切です。

さまざまな企業が生産性を高めるために、オフィスのスマート化を進めています。
最先端のオフィス環境を構築して、労働生産性を向上させましょう。